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20/6/2022

Cómo evitar errores en la preparación de pedidos

La preparación de pedidos en e-commerce es una tarea crítica: por muchos esfuerzos que dediques a las tareas de administración y gestión, si la preparación o el reparto de pedidos falla, el cliente no estará satisfecho. Por ello, desde Amphora vamos a explicarte cómo evitar errores en la preparación de pedidos.

Errores comunes en la preparación de pedidos

Referencias cruzadas

Un error muy común consiste en confundir referencias, es decir, que el producto enviado no coincida con el que se ha pedido. El cliente pide un producto y el almacén prepara otro. En el reparto de pedidos, el cliente detecta que lo que le llega no es lo que pidió.

Suele deberse a errores manuales a la hora de preparar el envío, causados porque las referencias no estén correctamente identificadas (códigos de producto demasiado similares) o ubicadas (tengan una localización contigua en el almacén).

De hecho, una de las incidencias más comunes en la recepción de pedidos es no identificar adecuadamente las referencias que entran en una expedición. Por consiguiente, es factible que haya referencias mal etiquetadas y/o ubicadas, de forma que acaben provocando el error del operario del almacén cuando vaya a cogerlas.

Cantidades incorrectas

También puede ocurrir que en la expedición hayan salido más o menos productos de los que tendrían que haberse enviado. Esto se debe a la falta o sobra de algún artículo en la expedición, de modo que algún cliente reciba más o menos mercancía de la que ha pedido.

El motivo suele ser que no se han establecido los mecanismos de control correctos, consistentes en validar que el número de bultos preparados coincidan con la cantidad declarada en el albarán de salida.

Nuevamente, hablamos de errores manuales en el proceso de picking, pero también de una carencia de métodos de control antes de cerrar la expedición.

Productos no disponibles

Este error consiste en ofrecer productos que no pueden ser suministrados en un pedido, bien porque no estén disponibles nunca más, bien porque tienen un plazo de reposición mucho más elevado de lo normal.

Es posible que se estén poniendo a la venta en el e-commerce productos descatalogados, que estén sufriendo una rotura de stock o que, aun estando en el almacén, han caducado o presentan algún defecto que les impide ser aptos para la venta.

Este error suele asociarse a problemas en la gestión del inventario, ya sea por no haber previsto la disponibilidad de todas las referencias, o bien por no haber dividido el stock en distintos tipos en función de su disponibilidad.

Envío al destinatario equivocado

En este caso, el problema consiste en que los datos del destinatario no coinciden con los que se tienen. El resultado es que el transportista, al intentar hacer la entrega, se encuentra con que el receptor de la mercancía no es quien debería ser.

Es posible que el problema proceda de una gestión manual incorrecta de las fichas de cliente, que se traduce en no volcar su información a las órdenes de preparación. Por lo tanto, el almacén pone en marcha una expedición que tendrá problemas de entrega con total seguridad.

El error puede tener un origen en un fallo humano manual (problemas de comunicación) o en un defecto en el sistema que suele darse cuando el destinatario tiene varias direcciones de entrega y no se vuelca en la expedición que haya indicado en el pedido, sino cualquier otra. Normalmente, la confusión viene por utilizar una dirección por defecto, o por volcar la dirección de facturación en lugar de la de entrega.

Cómo evitar estos errores en la preparación de los pedidos

Gestión correcta del inventario

Para que un e-commerce funcione como es debido, es fundamental que todas las referencias que se pongan a la venta se puedan suministrar, y no existan ni descuadres de stock ni confusiones en las disponibilidades de los artículos.

Comunicación eficiente entre departamentos

Algunos de los fallos que hemos mencionado responden a un error de comunicación entre las personas involucradas en la preparación de los pedidos. El operario no tiene por qué saber las características del contenido del bulto, por lo que, cuando llega un pedido al almacén, este podría necesitar del conocimiento de otra persona más entendida en productos para ayudarle en la identificación y el etiquetado de las referencias.

Procedimientos de comprobación automática

La validación mediante procedimientos informáticos ayudará a los operarios del almacén a no cometer errores que, habitualmente, tienen su origen en la gestión manual. De esta forma será posible detectar si la cantidad de productos de la expedición no coincide con la del pedido, o si la dirección a la que se vaya a enviar un pedido no coincide con la de la orden de compra original.

¿Cómo puedes evitar errores en la preparación de tus pedidos? Desde Amphora te recomendamos nuestros servicios: hemos desarrollado un software donde hemos plasmado nuestra experiencia en gestión logística de e-commerce para que puedas dedicarte íntegramente a tu negocio y no sufrir errores en la preparación de pedidos.