Cláusula Informativa de Protección de Datos a los Firmantes y Contrato de Encargo del Tratamiento

Cláusula Informativa de Protección de Datos a los Firmantes y Contrato de Encargo del Tratamiento

1. Cláusula informativa a los firmantes

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 (“RGPD”) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales (“LOPDGDD”), se informa a los firmantes en nombre y representación de cada una de las Partes del Acuerdo de Adhesión (el “Acuerdo”) de que sus datos personales incluidos en el Acuerdo serán tratados de forma independiente por cada una de las Partes identificadas en el encabezamiento del Acuerdo, actuando cada una como responsable independiente del tratamiento. Cualquier término definido utilizado en esta cláusula o en la cláusula siguiente, y no definido expresamente en ninguno de los dos, tendrá el significado que se le atribuye en el Acuerdo.

Amphora no dispone de delegado de protección de datos. Para cualquier consulta sobre protección de datos o para el ejercicio de sus derechos, puede dirigirse en el caso de Amphora a: privacy@amphoralogistics.com. Los datos y la dirección de contacto sobre el delegado de protección de datos del Cliente, en caso de que disponga del mismo, son los indicados en el Acuerdo.

Los datos personales de los firmantes serán tratados con la finalidad de gestionar y ejecutar el Acuerdo, verificar la legitimación de los firmantes, mantener un registro de los contratos suscritos y cumplir las obligaciones legales aplicables, siendo la base jurídica la ejecución contractual (art. 6.1.b RGPD), el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD) y el interés legítimo en mantener registros de las relaciones contractuales (art. 6.1.f RGPD). No se adoptarán decisiones automatizadas ni se elaborarán perfiles con los datos personales de los firmantes.

Los datos personales podrán comunicarse cuando resulte necesario para la gestión contractual, el cumplimiento legal o la coordinación interna del grupo empresarial de cada Parte, en el caso de Amphora, incluyendo expresamente, pero sin limitarse a ello, “AMPHORA OPERATIONS, S.L.U.” (NIF nº B-22961916) y “AMPHORA DEVELOPMENT, S.L.U.” (NIF nº B-22961759). No se llevarán a cabo transferencias internacionales de datos.

Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos legalmente establecidos para atender posibles responsabilidades, siendo el plazo mínimo de conservación de seis años.

Los firmantes podrán ejercer ante el responsable correspondiente sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición mediante los contactos indicados. Asimismo, podrán presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es). 

2. Encargo del tratamiento

El Cliente actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes (destinatarios de los envíos) y Amphora actúa como encargado del tratamiento respecto de dichos datos personales, en los términos del artículo 28 RGPD y del artículo 33 de la LOPDGDD. Por ello, por medio de la firma del Acuerdo, según se prevé en el mismo, las partes también aceptan expresamente el contenido del presente contrato de encargo del tratamiento (el “Contrato de Encargo”).

2.2.1. Objeto y finalidad del tratamiento

Amphora tratará los datos personales facilitados por el Cliente exclusivamente para la prestación de los Servicios. La duración del tratamiento coincidirá con la vigencia del Acuerdo.

2.2.2. Categorías de datos e interesados

Los datos personales tratados incluirán, sin limitarse a ello, los siguientes datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico de los destinatarios de los envíos y, únicamente cuando resulte legalmente exigible para la gestión, expedición, transporte, entrega o despacho aduanero del envío en destino, los datos del documento nacional de identidad del destinatario. Por la naturaleza de los Servicios, no se prevé el tratamiento de categorías especiales de datos.

2.2.3. Obligaciones de Amphora como encargado del tratamiento

Amphora se compromete a:

a) Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, salvo obligación legal en contrario, en cuyo caso informará previamente al Cliente, salvo prohibición legal, y a notificar al Cliente cuando Amphora tenga motivos razonables para considerar que alguna de las instrucciones documentadas del Cliente infringe el RGPD, la LOPDGDD o cualquier otra normativa aplicable en materia de protección de datos. Amphora no será responsable del tratamiento de datos personales realizado con anterioridad a dicha notificación y en estricto cumplimiento de las instrucciones documentadas del Cliente. En caso de que el Cliente, tras recibir la notificación, insista en la instrucción y dicha instrucción resulte posteriormente ser ilícita, ello constituirá un incumplimiento de las declaraciones y garantías del Cliente y activará la obligación de indemnización conforme a la cláusula 2.2.9.

b) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación legal de confidencialidad.

c) Aplicar las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD. Amphora elaborará y mantendrá un registro de actividades del tratamiento en su condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 30 del RGPD, el cual será puesto a disposición del Cliente exclusivamente en el marco del derecho de auditoría e información previsto en el apartado g) de la presente cláusula.

d) Asistir al Cliente en el cumplimiento de sus obligaciones de respuesta al ejercicio de derechos por los interesados.

e) Asistir al Cliente en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 32 a 36 del RGPD.

f) Suprimir o devolver los datos personales al Cliente, a elección de este, una vez finalizada la prestación de servicios, y suprimir las copias existentes salvo obligación legal de conservación.

g) Poner a disposición del Cliente toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del presente contrato y permitir y contribuir a la realización de auditorías.

2.2.4. Comunicación de datos a transportistas

El Cliente solicita expresamente a Amphora como parte de los Servicios contratados a comunicar los datos personales de los destinatarios de los envíos a las empresas de transporte necesarias que Amphora determine para la ejecución del servicio de envío. Dicha comunicación constituye una cesión de datos a responsables independientes del tratamiento en el sentido del artículo 4.7 del RGPD, dado que los transportistas determinan de forma autónoma los fines y medios de su tratamiento para la prestación del servicio de transporte.

Los transportistas autorizados incluyen, a título enunciativo y no limitativo: UPS, FedEx, DHL, SEUR, Correos, MRW, GLS y otros operadores de transporte que Amphora pueda utilizar para la prestación de los Servicios. El Cliente podrá solicitar en cualquier momento la lista actualizada de transportistas.

Amphora seleccionará transportistas que ofrezcan garantías adecuadas de cumplimiento normativo en materia de protección de datos. No obstante, el Cliente reconoce que, al tratarse de responsables independientes del tratamiento, el tratamiento que realicen los transportistas se regirá por sus propias políticas de privacidad y Amphora no responderá del tratamiento que estos realicen de forma autónoma. Asimismo, corresponde al Cliente, en su condición de responsable del tratamiento, la obligación exclusiva de garantizar que los destinatarios de los envíos hayan sido debidamente informados, conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD y las disposiciones aplicables de la LOPDGDD, sobre la comunicación de sus datos personales a Amphora y la ulterior transferencia a los transportistas como responsables independientes. Amphora no asumirá responsabilidad alguna por cualesquiera reclamaciones, sanciones o daños derivados del incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones de información y transparencia frente a los interesados en relación con dichas comunicaciones.

2.2.5. Subencargados del tratamiento

El Cliente autoriza por la presente a Amphora de forma expresa para que pueda recurrir a otros subencargados del tratamiento para la prestación de los Servicios. Amphora impondrá a los subencargados, mediante contrato, las mismas obligaciones de protección de datos establecidas en el presente Contrato de Encargo. Amphora notificará por escrito al Cliente cualquier cambio previsto en relación con la incorporación o sustitución de subencargados con una antelación mínima de diez (10) días naturales. Si el Cliente no formula objeción por escrito dentro de dicho plazo, se entenderá extendida la autorización al nuevo subencargado. Cualquier objeción del Cliente deberá fundamentarse en motivos objetivos y demostrables relacionados con la protección de datos. En caso de que las Partes no alcancen un acuerdo, Amphora podrá resolver el Acuerdo mediante preaviso razonable por escrito.

2.2.6. Transferencias internacionales

No se prevén transferencias de datos personales a terceros países fuera del Espacio Económico Europeo. En caso de que resultara necesaria alguna transferencia internacional para la prestación del servicio, Amphora informará previamente al Cliente y garantizará la existencia de garantías adecuadas conforme al RGPD.

2.2.7. Notificación de violaciones de seguridad

Amphora notificará al Cliente, sin dilación indebida y en todo caso en un plazo máximo de 48 horas, cualquier violación de la seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento, facilitando toda la información disponible para que el Cliente pueda cumplir sus obligaciones de notificación a la autoridad de control y, en su caso, a los interesados.

2.2.8. Manifestaciones y garantías del Responsable del Tratamiento

El Cliente manifiesta y garantiza a Amphora, tanto en el momento de la firma del Acuerdo y, en consecuencia, del presente Contrato, como de forma continuada durante toda su vigencia, lo siguiente:

a) Con carácter previo y durante cualquier transmisión de datos personales a Amphora, el Cliente ha cumplido y continuará cumpliendo todas las obligaciones de información y transparencia establecidas en los artículos 13 y 14 del RGPD respecto de sus clientes (destinatarios de los envíos), incluyendo específicamente haberles informado de: (i) la comunicación de sus datos personales a Amphora en calidad de encargado del tratamiento; (ii) la ulterior transferencia de sus datos a los transportistas como responsables independientes del tratamiento para la ejecución del servicio de entrega; (iii) la finalidad y base jurídica de dichas actividades de tratamiento y transferencias; y (iv) las categorías de destinatarios de los datos.

b) El Cliente ha obtenido y mantiene una base jurídica adecuada y suficiente conforme al artículo 6 del RGPD para el tratamiento de los datos personales de sus clientes y para la comunicación de dichos datos a Amphora y, en su caso, a los transportistas.

c) La política de privacidad y los avisos legales del Cliente dirigidos a sus clientes son veraces, completos, actuales y conformes con la normativa aplicable en materia de protección de datos.

d) El Cliente mantendrá actualizada la información proporcionada a sus clientes en caso de que se produzcan cambios en las finalidades, bases jurídicas, categorías de destinatarios o cualquier otro elemento relevante del tratamiento descrito en el presente Contrato.

El incumplimiento de cualquiera de las declaraciones y garantías contenidas en la presente cláusula constituye un incumplimiento esencial del Contrato y faculta a Amphora, sin perjuicio de cualesquiera derechos de indemnización conforme a la cláusula 2.2.9, para resolver el Contrato con efectos inmediatos sin necesidad de preaviso ni resolución judicial.

Para las consecuencias indemnizatorias derivadas del incumplimiento de las presentes declaraciones y garantías, se estará a lo dispuesto en la cláusula 2.2.9.

2.2.9. Indemnización a favor del Encargado del Tratamiento

El Cliente se obliga a indemnizar y mantener indemne a Amphora, así como a sus sociedades del grupo, administradores, empleados y representantes, frente a cualesquiera reclamaciones, demandas, sanciones, costes, daños, perjuicios y gastos (incluyendo honorarios razonables de abogados y procuradores) que se deriven directa o indirectamente de:

a) Cualquier incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones como responsable del tratamiento bajo el RGPD, la LOPDGDD o cualquier otra normativa aplicable en materia de protección de datos;

b) Cualquier falta, omisión o insuficiencia en la información proporcionada por el Cliente a los interesados conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD, incluyendo en relación con las comunicaciones de datos a Amphora como encargado del tratamiento y a los transportistas como responsables independientes del tratamiento conforme a la cláusula 2.2.4;

c) El tratamiento por parte de Amphora de datos personales en estricto cumplimiento de las instrucciones documentadas del Cliente, cuando dicho tratamiento resulte ser ilícito o contrario a la normativa aplicable;

d) Cualquier reclamación formulada por interesados o por la AEPD o cualquier otra autoridad de control competente, en la medida en que sea causada por el incumplimiento del Cliente de sus obligaciones como responsable del tratamiento;

e) La inexactitud o falsedad de cualquier declaración o garantía prestada por el Cliente en el presente Contrato.

Amphora notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier reclamación o procedimiento que pueda dar lugar a la obligación de indemnización. Amphora podrá, a su elección, permitir al Cliente asumir el control de la defensa, en cuyo caso: (i) Amphora prestará una cooperación razonable; (ii) el Cliente no podrá transigir, comprometerse o acordar cualquier resolución que implique admisión de responsabilidad por parte de Amphora sin el consentimiento previo por escrito de Amphora; y (iii) Amphora conservará el derecho a participar en la defensa a través de sus propios letrados a su costa.

La presente obligación de indemnización es independiente y acumulativa respecto de todas las demás disposiciones de responsabilidad establecidas en el Acuerdo y en la legislación aplicable, y no estará sujeta a cualesquiera límites o exclusiones de responsabilidad generales establecidos en el Acuerdo, salvo acuerdo expreso y por escrito en contrario.

2.2.10. Modificaciones del Contrato de Encargo

Cualquier modificación del presente Contrato de Encargo deberá firmarse o aceptarse por escrito por ambas partes.