Clausola informativa sulla protezione dei dati ai firmatari e contratto di nomina a responsabile del trattamento.

Clausola informativa sulla protezione dei dati dei Firmatari e Contratto di Nomina a Responsabile del Trattamento

Versione del 1° giugno 2026

1. Clausola informativa ai firmatari

In conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e al D.Lgs. 196/2003, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali, come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (“Codice Privacy”), si informano i firmatari che agiscono in nome e per conto di ciascuna delle Parti dell’Accordo di Adesione (l’“Accordo”) che i loro dati personali inclusi nell’Accordo saranno trattati in modo indipendente da ciascuna delle Parti identificate nell’intestazione dell’Accordo, agendo ciascuna quale titolare autonomo del trattamento. Qualsiasi termine definito utilizzato nella presente Clausola o nella Clausola successiva, e non espressamente definito in nessuna delle due, avrà il significato attribuitogli nell’Accordo.

Amphora non ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati. Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati o per l’esercizio dei propri diritti, è possibile rivolgersi, nel caso di Amphora, a: privacy@amphoralogistics.com. I dati relativi al Responsabile della Protezione dei Dati del Cliente, ove designato, nonché il relativo indirizzo di contatto, sono quelli indicati nell’Accordo.

I dati personali dei firmatari saranno trattati per la finalità di gestire ed eseguire l’Accordo, verificare la legittimazione dei firmatari, conservare un registro dei contratti sottoscritti e adempiere agli obblighi di legge applicabili, essendo la base giuridica l’esecuzione del rapporto contrattuale (art. 6.1.b GDPR), l’adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR) e il legittimo interesse alla conservazione dei registri relativi ai rapporti contrattuali (art. 6.1.f GDPR). Non saranno adottate decisioni automatizzate né saranno effettuate profilazioni con i dati personali dei firmatari.

I dati personali potranno essere comunicati quando ciò risulti necessario per la gestione contrattuale, l’adempimento di obblighi di legge o il coordinamento interno del gruppo societario di ciascuna Parte; nel caso di Amphora, includendo espressamente, ma senza limitazione, “AMPHORA TECHNOLOGIES, S.L.” (codice fiscale spagnolo n. B-01660059), “AMPHORA OPERATIONS, S.L.U.” (codice fiscale spagnolo n. B-22961916) e “AMPHORA DEVELOPMENT, S.L.U.” (codice fiscale spagnolo n. B-22961759). Non sono previsti trasferimenti internazionali di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

I dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per i termini di prescrizione previsti dalla normativa applicabile, al fine di far fronte a eventuali responsabilità.

I firmatari potranno esercitare nei confronti del titolare competente i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione mediante i contatti indicati. Potranno altresì proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

2. Contratto di nomina quale responsabile del trattamento

Il Cliente agisce quale titolare del trattamento dei dati personali dei propri clienti, destinatari delle spedizioni, e Amphora agisce quale responsabile del trattamento rispetto a tali dati personali, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR e del Codice Privacy. Pertanto, mediante la firma dell’Accordo, così come ivi previsto, le Parti accettano altresì espressamente il contenuto del presente contratto di nomina quale responsabile del trattamento (il “Contratto di Nomina”).

2.1. Oggetto e finalità del trattamento

Amphora tratterà i dati personali forniti dal Cliente esclusivamente per la prestazione dei Servizi. La durata del trattamento coinciderà con la durata dell’Accordo.

2.2. Categorie di dati e interessati

I dati personali trattati includeranno, senza limitazione, i seguenti dati identificativi e di contatto: nome e cognome, indirizzo postale, numero di telefono, indirizzo e-mail dei destinatari delle spedizioni e, unicamente quando ciò risulti legalmente necessario per la gestione, spedizione, trasporto, consegna o sdoganamento della spedizione a destino, i dati del documento di identità del destinatario. Non è previsto il trattamento di categorie particolari di dati.

2.3. Obblighi di Amphora quale responsabile del trattamento

Amphora si impegna a:

a) Trattare i dati personali unicamente secondo le istruzioni documentate del Cliente, salvo obbligo di legge contrario, nel qual caso informerà previamente il Cliente, salvo divieto di legge, e notificare al Cliente quando Amphora abbia motivi ragionevoli per ritenere che una delle istruzioni documentate del Cliente violi il GDPR, il Codice Privacy o qualsiasi altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati. Amphora non sarà responsabile del trattamento di dati personali effettuato prima di tale notifica e in stretta esecuzione delle istruzioni documentate del Cliente. Qualora il Cliente, dopo aver ricevuto la notifica, insista nell’istruzione e tale istruzione risulti successivamente illecita, ciò costituirà un inadempimento delle dichiarazioni e garanzie del Cliente e farà sorgere l’obbligo di indennizzo ai sensi della Clausola 2.9.

b) Garantire che le persone autorizzate a trattare dati personali si siano impegnate a rispettare la riservatezza o siano soggette a un adeguato obbligo legale di riservatezza.

c) Applicare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, ai sensi dell’articolo 32 del GDPR. Amphora predisporrà e manterrà un registro delle attività di trattamento nella propria qualità di responsabile del trattamento, ai sensi dell’articolo 30 del GDPR, che sarà messo a disposizione del Cliente esclusivamente nell’ambito del diritto di audit e informazione previsto al paragrafo g) della presente Clausola.

d) Assistere il Cliente nell’adempimento dei propri obblighi di risposta all’esercizio dei diritti da parte degli interessati.

e) Assistere il Cliente nell’adempimento degli obblighi previsti dagli articoli da 32 a 36 del GDPR.

f) Cancellare o restituire i dati personali al Cliente, a scelta di quest’ultimo, una volta terminata la prestazione dei servizi, e cancellare le copie esistenti, salvo obbligo legale di conservazione.

g) Mettere a disposizione del Cliente tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente contratto e consentire e contribuire alla realizzazione di audit.

2.4. Comunicazione di dati ai vettori

Il Cliente richiede espressamente ad Amphora, quale parte dei Servizi contrattati, di comunicare i dati personali dei destinatari delle spedizioni alle imprese di trasporto necessarie che Amphora individui per l’esecuzione del servizio di spedizione. Tale comunicazione costituisce una comunicazione di dati a titolari autonomi del trattamento ai sensi dell’articolo 4.7 del GDPR, in quanto i vettori determinano autonomamente le finalità e i mezzi del proprio trattamento per la prestazione del servizio di trasporto.

I vettori autorizzati includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: UPS, FedEx, DHL, SEUR, Correos, MRW, GLS e altri operatori di trasporto che Amphora possa utilizzare per la prestazione dei Servizi. Il Cliente potrà richiedere in qualsiasi momento l’elenco aggiornato dei vettori.

Amphora selezionerà vettori che offrano garanzie adeguate di conformità normativa in materia di protezione dei dati. Tuttavia, il Cliente riconosce che, trattandosi di titolari autonomi del trattamento, il trattamento effettuato dai vettori sarà regolato dalle rispettive informative privacy e Amphora non risponderà del trattamento che essi effettuino autonomamente. Inoltre, spetta esclusivamente al Cliente, nella propria qualità di titolare del trattamento, garantire che i destinatari delle spedizioni siano stati debitamente informati, ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR e delle disposizioni applicabili del Codice Privacy, in merito alla comunicazione dei loro dati personali ad Amphora e alla successiva comunicazione ai vettori quali titolari autonomi del trattamento. Amphora non assumerà alcuna responsabilità per eventuali reclami, sanzioni o danni derivanti dall’inadempimento da parte del Cliente dei propri obblighi di informazione e trasparenza nei confronti degli interessati in relazione a tali comunicazioni.

2.5. Sub-responsabili del trattamento

Il Cliente conferisce ad Amphora, mediante la firma dell’Accordo, un’autorizzazione generica e generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento per la prestazione dei Servizi. L’elenco dei sub-responsabili in essere al momento della sottoscrizione dell’Accordo è fornito come parte integrante dell’Accordo medesimo.

Amphora imporrà ai sub-responsabili del trattamento, mediante contratto o altro atto giuridico ai sensi del diritto dell’Unione o degli Stati membri, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati stabiliti nel presente Contratto di Nomina, in particolare la prestazione di garanzie sufficienti circa l’applicazione di misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’articolo 28.4 del GDPR.

Amphora notificherà al Cliente, mediante comunicazione scritta indirizzata all’indirizzo e-mail di contatto indicato dal Cliente, qualsiasi modifica prevista dell’elenco dei sub-responsabili del trattamento, sia per l’inserimento di nuovi sub-responsabili del trattamento sia per la sostituzione di quelli esistenti, con un preavviso minimo di dieci (10) giorni naturali rispetto alla data di efficacia della modifica. Il Cliente potrà opporsi a tale modifica mediante e-mail indirizzata a privacy@amphoralogistics.com entro il suddetto termine di dieci (10) giorni naturali. Decorso tale termine senza che il Cliente abbia formulato opposizione, l’autorizzazione si intenderà estesa al nuovo sub-responsabile o alla modifica notificata. Qualsiasi opposizione del Cliente dovrà essere fondata su motivi oggettivi e dimostrabili relativi al rispetto della normativa in materia di protezione dei dati. Qualora le Parti non raggiungano un accordo al riguardo, Amphora potrà risolvere l’Accordo mediante ragionevole preavviso scritto.

Inoltre, Amphora manterrà l’elenco dei sub-responsabili del trattamento costantemente aggiornato e garantirà che il Cliente possa accedere in ogni momento alla versione vigente. A tal fine, l’elenco aggiornato sarà disponibile previa richiesta indirizzata a privacy@amphoralogistics.com.

In caso di inadempimento da parte di un sub-responsabile dei propri obblighi in materia di protezione dei dati, Amphora resterà pienamente responsabile nei confronti del Cliente per l’adempimento degli obblighi stabiliti nel presente Contratto di Nomina, ai sensi dell’articolo 28.4 del GDPR.

2.6. Trasferimenti internazionali

Non sono previsti trasferimenti internazionali di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Qualora un trasferimento internazionale al di fuori dello Spazio Economico Europeo si rendesse necessario per la prestazione del servizio, Amphora informerà preventivamente il Cliente e garantirà l’esistenza di garanzie adeguate ai sensi del GDPR.

2.7. Notifica di violazioni dei dati personali

Amphora notificherà al Cliente, senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro un termine massimo di 48 ore, qualsiasi violazione dei dati personali di cui venga a conoscenza, fornendo tutte le informazioni disponibili affinché il Cliente possa adempiere ai propri obblighi di notifica all’autorità di controllo e, se del caso, agli interessati.

2.8. Dichiarazioni e garanzie del titolare del trattamento

Il Cliente dichiara e garantisce ad Amphora, sia al momento della firma dell’Accordo e, di conseguenza, del presente Contratto, sia in via continuativa per tutta la sua durata, quanto segue:

a) Prima di qualsiasi trasmissione di dati personali ad Amphora e per tutta la durata della stessa, il Cliente ha adempiuto e continuerà ad adempiere a tutti gli obblighi di informazione e trasparenza previsti dagli articoli 13 e 14 del GDPR nei confronti dei propri clienti (destinatari delle spedizioni), inclusa specificamente l’informazione relativa a: (i) la comunicazione dei loro dati personali ad Amphora in qualità di responsabile del trattamento; (ii) la successiva comunicazione dei loro dati ai vettori quali titolari autonomi del trattamento per l’esecuzione del servizio di consegna; (iii) la finalità e la base giuridica di tali attività di trattamento e comunicazioni; e (iv) le categorie di destinatari dei dati.

b) Il Cliente ha individuato e mantiene una base giuridica adeguata e sufficiente ai sensi dell’articolo 6 del GDPR per il trattamento dei dati personali dei propri clienti e per la comunicazione di tali dati ad Amphora e, se del caso, ai vettori.

c) L’informativa privacy e gli avvisi legali del Cliente rivolti ai propri clienti sono veritieri, completi, aggiornati e conformi alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

d) Il Cliente manterrà aggiornata l’informazione fornita ai propri clienti qualora si verifichino modifiche delle finalità, basi giuridiche, categorie di destinatari o di qualsiasi altro elemento rilevante del trattamento descritto nel presente Contratto.

L’inadempimento di una qualsiasi delle dichiarazioni e garanzie contenute nella presente Clausola costituisce inadempimento essenziale del Contratto e consente ad Amphora, fatto salvo qualsiasi diritto all’indennizzo ai sensi della Clausola 2.9, di risolvere il Contratto di Nomina con effetto immediato senza necessità di preavviso né di pronuncia giudiziale.

Per le conseguenze risarcitorie derivanti dall’inadempimento delle presenti dichiarazioni e garanzie si applicherà quanto previsto nella Clausola 2.9.

2.9. Indennizzo a favore del responsabile del trattamento

Il Cliente si obbliga a indennizzare e manlevare Amphora, nonché le società del suo gruppo, amministratori, dipendenti e rappresentanti, da qualsiasi reclamo, domanda, sanzione, costo, danno, pregiudizio e spesa (inclusi ragionevoli onorari legali) derivante direttamente o indirettamente da:

a) Qualsiasi inadempimento da parte del Cliente dei propri obblighi quale titolare del trattamento ai sensi del GDPR, del Codice Privacy o di qualsiasi altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati;

b) Qualsiasi mancanza, omissione o insufficienza nell’informazione fornita dal Cliente agli interessati ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR, anche in relazione alle comunicazioni di dati ad Amphora quale responsabile del trattamento e ai vettori quali titolari autonomi del trattamento ai sensi della Clausola 2.4;

c) Il trattamento da parte di Amphora di dati personali in stretta esecuzione delle istruzioni documentate del Cliente, qualora tale trattamento risulti illecito o contrario alla normativa applicabile;

d) Qualsiasi reclamo presentato da interessati, dal Garante per la protezione dei dati personali o da altra autorità di controllo competente, nella misura in cui sia causato dall’inadempimento del Cliente dei propri obblighi quale titolare del trattamento;

e) L’inesattezza o falsità di qualsiasi dichiarazione o garanzia resa dal Cliente nel presente Contratto.

Amphora notificherà al Cliente senza ingiustificato ritardo qualsiasi reclamo o procedimento che possa far sorgere l’obbligo di indennizzo. Amphora potrà, a propria scelta, consentire al Cliente di assumere il controllo della difesa, nel qual caso: (i) Amphora presterà una cooperazione ragionevole; (ii) il Cliente non potrà transigere, impegnarsi o concordare alcuna soluzione che comporti ammissione di responsabilità da parte di Amphora senza il previo consenso scritto di Amphora; e (iii) Amphora conserverà il diritto di partecipare alla difesa tramite propri legali a proprie spese.

Il presente obbligo di indennizzo è indipendente e cumulativo rispetto a tutte le altre disposizioni in materia di responsabilità previste nell’Accordo e dalla normativa applicabile, e non sarà soggetto ad alcun limite o esclusione generale di responsabilità previsto dall’Accordo, salvo diverso accordo espresso e scritto tra le Parti.

2.10. Modifiche del Contratto di Nomina

Qualsiasi modifica del presente Contratto di Nomina dovrà essere sottoscritta o accettata per iscritto da entrambe le Parti.